Das Archiv muss die Angemessenheit der Archivierung nicht anonymisierter personenbezogener Daten gemäß HDSIG prüfen. Der Datenanbieter muss über die Rechte zur Verwaltung urheberrechtlich geschützter Daten verfügen, um dem Archiv die erforderlichen Nutzungsrechte einräumen zu können.

Ein solcher kann beispielsweise im Rahmen von Projekten bestehen.

Primärdaten, die nicht in das eigene Sammlungsprofil passen, sollten auch nicht in die LZA übernommen werden. - Wenn beispielsweise ein Hochschularchiv grundsätzlich keine Forschungsdaten archiviert, werden diese auch nicht übernommen.

Mit dem potentiellen Datengeber ist abzuklären, ob die Daten dauerhaft oder lediglich temporär vorgehalten und anschließend gelöscht werden sollen.

Nicht weniger wichtig ist die Frage, ob die angebotenen Daten zum Zeitpunkt der Anbietung noch bearbeitet und sich potentiell oder definitiv verändern werden. - Zum Beispiel da das betreffende Forschungsprojekt noch nicht abgeschlossen ist.

In einem nächsten Schritt ist zu prüfen, ob die Daten eine besondere Bedeutung und/oder Aktualität aufweisen. - Ein Beispiel für Forschungsdaten von hoher Aktualität können Daten von Klimamessungen und -beobachtungen sein, denen vor dem Hintergrund der gegenwärtig weltweit zu beobachtenden klimatischen Umbrüche potentiell ein bleibender Wert zugesprochen werden kann.

Sind potentielle Nachnutzungsszenarien denk- und formulierbar? Ist eine Nachnutzung der Daten zu erwarten? - Inwiefern sind z.B. die Daten für weitere Forschungen oder Anwendungen wiederverwendbar? Besteht seitens der Fachcommunity eine Nachfrage nach Daten wie den angebotenen? Kann sich eine Nachnutzung zugunsten der Beforschten auswirken (z.B. bei Forschungsdaten im Kontext der postcolonial studies)?

Damit ist nicht die Erstellung physischer Kopien der Daten gemeint, sondern die Frage, ob eine identische Datenerhebung gleiche Ergebnisse brächte. - Auch dieses Kriterium lässt sich anhand von Klimadaten veranschaulichen: Da entsprechende Messungen zu einem späteren Zeitpunkt zwangsläufig andere Ergebnisse hervorbrächten, sind die Daten einzigartig und damit nicht reproduzierbar. Eine Reproduzierung kann aber auch an technischen, organisatorischen oder finanziellen Aufwänden denn an einer volatilen Erhebungsumgebung scheitern.